La productividad es un superpoder que sirve para todo. No importa cuál sea el estilo de vida que quieras tener, siempre habrá responsabilidades de las que tendrás que hacerte cargo. Incluso si tu objetivo es maximizar tu tiempo de relajo, no puedes dejar de pagar las cuentas, ir al supermercado o llamar a un técnico cuando VTR se cae. Las responsabilidades son inevitables, así que mientras mejor resuelvas lo que la vida requiere de ti, mejor podrás vivir la vida quieres.

Hace un par de años, me topé con Getting Things Done (GTD) [1], una metodología de productividad cuya premisa principal era la “productividad libre de estrés”. Recuerdo que me llamó la atención porque para mí, productividad significaba trabajar hasta tarde y revisar correos todo el día: vivir estresado pero “exitoso”. En esa época, estaba desbordado de responsabilidades: trabajaba, estaba terminando de estudiar y acababa de independizarme, por lo que cumplir con todo — sin estrés — era una idea tan atractiva como difícil de creer. De todas formas, las cosas no podían estar mucho peor en ese momento, así me me atreví a implementar esta metodología.

Actualmente, los principios que he aprendido de GTD son indispensables para organizar mi vida profesional y personal. Todo, desde los proyectos que tengo en el trabajo hasta los hobbies que me gustaría probar algún día, tiene un espacio en este sistema. Hoy quiero contarte las prácticas de esta metodología que han sido más valiosas para mí desde que comencé a usarla y cómo las pongo en práctica. Partamos viendo en qué consiste.

De qué se trata

El principio fundamental de Getting Things Done es este:

Tu mente es para tener ideas, no para guardarlas

Siempre que tengas responsabilidades o preocupaciones que ocupen espacio en tu cabeza, sentirás estrés y ansiedad. Para poder hacerte cargo de tus cosas, sin estrés, debes sacarlas de tu mente, definir qué son y ponerlas en algún sistema en el que puedas confiar [2].

Según GTD, cuando todas tus “cosas” han sido procesadas de forma correcta, puedes funcionar productivamente, con foco, relajo y seguridad de que lo que estás haciendo es exactamente lo que deberías estar haciendo. El objetivo de este sistema es gestionar cada cosa según la importancia que tenga para ti y no preocuparte de más ni de menos por tus asuntos pendientes.

GTD se compone de un conjunto de principios y prácticas orientados a este fin. Al implementarlo, te vuelves capaz de reconocer cualquier cosa que llame tu atención o que requiera algo de ti y traducirla en una acción concreta o un recordatorio. De esta forma, puedes usar tu mente para trabajar en lo que tienes que hacer y no para recordarte todo el día sobre lo que no estás haciendo. Este es el gran secreto de la productividad sin estrés: la capacidad de focalizarse en la actividad correcta en el momento preciso.

Para lograr esto, hay tres prácticas indispensables: capturar, clarificar y organizar.

Capturar

Capturar significa identificar cualquier cosa que llame tu atención o de la que tengas que hacerte cargo, y anotarla para revisarla después. Es muy importante capturar cualquier cosa que destaque en tu mente de alguna forma: ¿se viene el cumpleaños de tu mamá y quieres hacerle un buen regalo este año? ¿te acaban de recomendar una película que quieres ver? ¿tu jefe te debe un visto bueno hace varios días? ¿estás en una reunión y te están asignando un millón de compromisos para la semana? ¿te llegó una carta de la ISAPRE y no tienes idea qué significa? Anota todo esto para poder organizarlo después.

Todo lo que captures debe ir a algún lugar, que en GTD llamaremos bandeja de entrada. Puedes tener más de una, pero asegúrate de tener el mínimo posible. Yo uso dos: Google Keep para anotar en el computador o teléfono y una libreta marca LEUCHTTURM1917 para capturar cosas cuando no tengo ningún dispositivo a la mano. En el formato que sea, las herramientas de captura deben pasar a ser parte de tu estilo de vida. No importa el contexto, para confiar en tu sistema debes tener la capacidad de capturar cualquier pensamiento valioso.

captura Mis herramientas de captura: Google Keep y una libreta de bolsillo.

Al capturar, apunta a cantidad por sobre calidad. Si capturaste algo que no era importante, lo decidirás después. No olvides el principio básico de GTD: si algo está ocupando espacio en tu mente, entonces tu mente no estará en su estado óptimo para actuar. En los siguientes pasos, veremos cómo vaciar tus bandejas de entrada y transformar todo lo que vayas capturando en algo más trabajable.

Clarificar

Seguramente tus bandejas de entrada estarán llenas de cosas de este tipo: “ISAPRE”, “regalo mamá”, “ver the social dilemma”, “Paula” o “reporte semanal de ventas 26/09”. Capturar te ayudará a sentir más control sobre tu mundo, pero tus pendientes seguirán ocupando espacio en tu mente mientras sigan siendo solo “cosas”: objetos físicos o mentales que no están como deberían estar y requieren ser gestionados.

Por esto, el siguiente paso es indispensable: clarificar. Clarificar se refiere a definir qué significa cada cosa y qué acción concreta requiere de ti. Este proceso te ayudará a apaciguar la ansiedad que producen las cosas incompletas y te dará impulso para hacerte cargo de ellas.

Para clarificar, debes determinar dos elementos: ¿cómo se ve este asunto terminado? y ¿cuál es la siguiente acción concreta que debes hacer? Veamos, por ejemplo, “regalo mamá”. Es bueno tener la intención de preocuparte por su cumpleaños, pero, ¿qué significa verdaderamente? ¿qué resultado tienes que alcanzar para marcar este tema como terminado y sentirte tranquilo? Es esencial definir cómo se ve el éxito de cada cosa, idealmente en una frase. En este caso, podría ser algo como: “tener un regalo bonito y bien presentado para el cumpleaños de mi mamá el 3 de octubre”. No se tú, pero esta frase me hace sentir mucho más en control que “regalo mamá”.

Con la claridad sobre el resultado que esperas, el siguiente paso es identificar la siguiente acción: ¿decidiste el regalo y estás listo para comprarlo? ¿dónde lo comprarás? ¿o tienes que definirlo aún? ¿cómo lo vas a definir? ¿necesitas pedir ayuda, o necesitas barajar ideas desde cero? Apunta a definir la siguiente acción de la forma más concreta posible, identificando el contexto y las herramientas que necesitas para hacerla. En este caso, una siguiente acción podría ser: “escribir una lluvia de ideas de regalos” o “buscar en Google ideas para regalos”.

Parece un poco engorroso, pero clarificar es una práctica clave para sacar las cosas de tu mente y hacerte cargo de cada una. Responder estas preguntas no debería tomarte más de un minuto para cada ítem y es esencial para dar el siguiente paso en tu sistema: organizar. Hacer este ejercicio también te ayudará a definir las cosas que llaman tu atención pero que no requieren acción en un futuro cercano, o sobre las cuales aún tienes que tomar una decisión. Al organizar, encontraremos un lugar para cada una de estas.

Organizar

Antes hablamos de que para poder producir con la mente despejada, todos tus pendientes tienen que estar definidos y dispuestos en un sistema de confiable. Organizar es precisamente este último paso: poner cada cosa en un lugar que represente la importancia que esa cosa tiene para ti.

¿Cómo hacerlo? Uno a uno, deberás ir revisando los ítems de tus bandejas de entrada, clarificándolos (el paso anterior) y traspasándolos a diferentes listas o sistemas. Estos son los criterios de decisión y sistemas recomendados en GTD:

  • ¿Este ítem: requiere una acción en el presente?
    • Si la respuesta es no…
      • ¿Es información que podría ser útil en el futuro?
        • Si no lo es, entonces descártalo.
        • Si lo es, entonces, guárdalo en un sistema de referencia para encontrarlo fácilmente después. Por ejemplo: “lista de ideas para proyecto X”, “libros que me gustaría leer” o “documentos administrativos”.
      • ¿Requiere una acción, pero no quieres o no puedes hacerla en este momento de tu vida? Agrégalo a una nueva lista llamada: “tal vez o algún día".
    • Si la respuesta es sí…
      • Asegúrate de que has definido bien la acción requerida. Si no lo logras, entonces tu siguiente acción para este ítem debería ser: “pensar en ideas y definir la siguiente acción para este tema”.
      • ¿La acción forma parte de un proyecto más grande? Si forma parte de un proyecto, es decir que la acción por sí sola no resuelve el asunto, anota ese proyecto en una lista de proyectos.
      • ¿La acción toma menos de 2 minutos? Hazla inmediatamente. El costo de registrar cualquier acción tan breve es mayor al de hacerla en ese mismo momento.
      • ¿Eres tú u otra persona quien tiene que hacer la siguiente acción? Si es otra persona, delégalo: informa a la otra persona qué acción se requiere. También, anota que esa persona te debe algún resultado en una lista que llamarás “esperando por”.
      • ¿La acción requiere ser hecha en un momento específico? Agéndala en tu calendario o en otro sistema de recordatorios. Por ejemplo, dos semanas antes de un viaje, puedes programar un recordatorio que diga “revisar si tengo suficiente ropa interior para viajar”.
      • ¿Eres tú el encargado de hacerla, cuando sea posible? Anótala en una lista que llamarás “siguientes acciones”.

Si tu lista de acciones se vuelve demasiado grande, te recomiendo dividirla en sub-listas según el contexto en que harás cada cosa. Algunas ideas de sub-listas contextuales son: “en el computador”, “trámites fuera de casa”, “cosas que conversar con mi jefe” y “documentos por revisar”.

flowchart_gtd Diagrama de flujo con los pasos principales de GTD. Los rectángulos representan acciones, los rombos decisiones, y los rectángulos redondeados son sistemas o listas. Adaptado de Heylighen & Vidal (2008)

El esquema de arriba sintetiza las etapas de el proceso hasta ahora. Tal vez te estás preguntando: ¿para qué gastar tanto tiempo clasificando cosas? ¿no es mejor anotar todo en una gran lista y ponerme a trabajar? El problema con las listas generales de cosas es que generan la necesidad constante de volver a pensar: “¿qué era lo que tenía que hacer con esto?" Organizar es una forma de reducir esta carga cognitiva para producir con foco y claridad.

La principal ventaja de mantener listas actualizadas de acciones es disponer de un panorama total de tus compromisos que te permita decidir qué es óptimo ejecutar en cada momento, con la calma de saber qué no estás haciendo. Cuando organizas, la parte más inteligente de tu cerebro se adelanta a la parte no tan inteligente, ayudándola a actuar óptimamente en el momento correcto. En mi experiencia, es mucho más motivante hacer algo cuando tienes claridad de lo que tienes que hacer que cuando tienes que sentarte a pensar qué hay que hacer.

La revisión semanal

Es común que con el paso de los días te vayas comprometiendo con muchas más cosas que las que alcanzas a procesar. Por esto, hay una última práctica indispensable de GTD que quiero recomendarte: la revisión semanal. Este será tu ritual semanal para poner al día tu sistema y recuperar ese terreno perdido.

El objetivo de la revisión semanal es clarificar y organizar todos los ítems que se hayan acumulado durante la semana en tus bandejas de entrada y otros sistemas, como tu correo y calendario. Para guiar este proceso, escribe un checklist con todas las cosas que tengas que revisar para sentirte en control y orientar el trabajo de la semana entrante. Abajo te dejo una imagen con mi checklist en Notion. El tuyo puede ser más breve o más extenso, pero asegúrate de que tenga lo necesario para retomar el control de tu sistema.

Alo

La revisión semanal debe adaptarse a tus necesidades, por lo que tú debes definir su contenido, hora y lugar. Por ejemplo, yo aprovecho el momento para revisar mis finanzas y mis hábitos durante la semana que pasó (leer, hacer ejercicio, etc.). Con respecto al momento, las primeras horas del lunes o las últimas del viernes pueden ser una buena opción.

Dependiendo del desorden acumulado cada semana, este proceso tomará entre una y tres horas. Las primeras veces, especialmente si tienes muchas cosas que hacer, te puede parecer contraproducente pasar tanto tiempo organizando. No obstante, el sentimiento de control, foco y calma que ganarás para el resto de la semana te convencerá de que este proceso vale la pena. Yo ya no puedo partir una buena semana sin hacer mi revisión.

Conclusión

Espero haberte convencido de que implementando los principios de GTD puedes ser productivo sin tener que vivir estresado. Si te gusta organizarte, seguramente ya usas algunas de las técnicas o herramientas que hemos discutido. Pero más allá de eso, el principal aporte de esta metodología es definir principios para integrar todos estos elementos con un objetivo claro: sacar las cosas de tu cabeza y ponerlas donde te hagan feliz, a lo Marie Kondo.

GTD es una metodología muy abarcadora que considera varios temas que dejé fuera de este artículo, como la “gestión natural del proyectos” y el “modelo de planificación en 6 horizontes”. Si te interesa que escriba más sobre estos temas, o te quedó alguna duda sobre cómo implementar GTD, cuéntame en los comentarios.

¡Éxito capturando, clarificando y organizando!

Notas

[1] Este artículo está basado en el libro Getting Things Done: the art of stress-free productivity, de David Allen, creador de esta metodología. La metodología es bacán pero el libro no es tan bueno. Mejor lee este artículo.

[2] Para los más académicos, los beneficios de GTD también han sido apoyados por evidencia psicológica. Ver este artículo: Heylighen, F., & Vidal, C. (2008). Getting things done: the science behind stress-free productivity. Long Range Planning, 41(6), 585-605.