La semana pasada dediqué 6 horas y 21 minutos a investigar y escribir para este blog. En mi trabajo, usé un 22% del tiempo gestionando, un 32% en reuniones y un 46% en actividades profundas como escribir documentos, analizar datos o preparar presentaciones. En ambos casos, estuve lejos de mi ideal, pero creo que tener un panorama de la situación es el primer paso para poder corregirla.

Tengo claridad de estos resultados gracias a una práctica que comencé hace algunos meses: el time tracking. Se trata de registrar todas las actividades que haces durante un día y su duración, utilizando un cronómetro o alguna aplicación para ayudarte.

Empecé este ejercicio porque con el comienzo del trabajo remoto sentí que había perdido totalmente el control de mi tiempo. Sin los viajes a la oficina, se me hacía difícil limitar la jornada, y estando en la casa, era común que las labores domésticas afectaran mi tiempo disponible para trabajar. Al final de día, no tenía idea de cuántas horas había dedicado al trabajo ni de si estaba avanzando un ritmo apropiado o respetando mi tiempo personal.

En un podcast escuché sobre time tracking y como me encanta medir cosas, de inmediato me dieron ganas de probarlo. Ya han pasado varios meses desde que comencé y creo que ha sido una experiencia muy interesante. Lo que más valoro de esta práctica es tener información sobre cómo uso mis horas del día. Esta información me permite examinar si mis acciones están efectivamente expresando mis prioridades. Además, me ha ayudado a estructurar el trabajo remoto: cuando alcanzo una cierta cantidad de horas, sé que es momento de cerrar el día.

Creo que estos beneficios podrían ser de ayuda para muchas personas. Tal vez no es necesario instaurarlo como una práctica permanente, pero sí como un ejercicio periódico para reflexionar sobre nuestro uso del tiempo y detectar oportunidades para mejorarlo. De todas formas, registrar cada minuto del día es una práctica desafiante, ya que requiere disciplina y atención. En este artículo te daré más razones para hacerlo por si aún no te convence y veremos algunos tips para que puedas implementarlo.

Por qué medir el tiempo

Darle un uso consciente a nuestras horas ha sido el tema central de muchas disciplinas. En la antigua grecia, por ejemplo, la filosofía estoica hacía énfasis en la fugacidad de nuestro paso por el mundo y la consiguiente importancia de aprovechar el tiempo. “Vives como si fueras a vivir para siempre, sin pensar en tu fragilidad ni en todo el tiempo que ya pasó sin darte cuenta” decía el maestro Séneca, y sin duda que estaba en lo correcto [1].

Los resultados de la psicología positiva también destacan la importancia del uso del tiempo como uno de los componentes principales que definen nuestro bienestar. De hecho, hay evidencia de que las actividades que una persona escoge hacer son el medio con mayor potencial para aumentar nuestros niveles generales de felicidad [2].

Muchos estudiosos del management también han recalcado que gestionar el tiempo debería ser nuestra prioridad en el trabajo. “El tiempo es el recurso más escaso” — escribió Peter Drucker, fundador del management moderno — “y si no se gestiona, nada más se puede gestionar”. En otras palabras: si no estás gestionando tu tiempo, no estás gestionando nada.

El mismo Drucker, ya en 1967, proponía el time tracking como el primer paso para ser un “ejecutivo efectivo”. Pero, ¿por qué registrar todo el tiempo? ¿no sería menos aparatoso registrar las cosas que hice al final del día? El problema con este enfoque, es que como humanos somos pésimos recordando lo que hicimos: tendemos a modificar el recuerdo según lo que nos gustaría haber hecho. Por ejemplo, en una investigación reciente se comparó el uso del celular que las personas reportaban, con el que se registraba en el dispositivo. El resultado: un promedio de 146 minutos diarios reportados versus 257 minutos efectivamente usados [3]. El uso del tiempo es otro terreno donde nuestra mente es engañada por sus propios sesgos.

Viendo el lado positivo, registrar en general tiende a ser beneficioso. Medir tu desempeño es un incentivo para comenzar a mejorar ya que te obliga a enfrentar tu éxito o fracaso en el momento. Lo mismo nos dice la evidencia científica: una revisión sistemática de 138 estudios, mostró que cumplir una meta es mucho más probable cuando las personas registran su avance con ese cumplimiento [4]. Si ya te convencí de que te servirá cronometrar tu día, veamos ahora cómo hacerlo.

Cómo hacerlo

Existen varias aplicaciones para hacer time tracking. Yo he estado usando Toggl Track, que tiene una versión gratuita muy completa. Además, está disponible como aplicación web, móvil y de escritorio, así que se adapta a todas mis necesidades.

En teoría, esta práctica es sencilla: cuando partas tu día laboral, echa a andar el cronómetro y anota la actividad que estás haciendo. Mantente haciendo esa actividad y cuando cambies de foco, simplemente cambias el cronómetro. Si te tomas una pausa, dejas de registrar el tiempo (o si quieres, puedes medir cuánto dura tu pausa).

A veces no resulta tan fácil. El principal desafío que he encontrado es mantenerme haciendo lo que dije que iba a hacer. Me pasa con frecuencia que decidí que iba a “escribir informe” pero en verdad terminé “respondiendo correos urgentes”. Si esto te ocurre, no olvides que nada queda escrito en piedra. Si tu bloque de tiempo cambió su destino, lo puedes corregir.

Otro problema común es olvidarme de cambiar de actividad y registrar dos horas en algo que me tomó 15 minutos. Este error es exasperante, pero fácil de corregir: simplemente reconstruyo como pueda lo que hice en esas dos horas. Si esto te pasa, sentirás la tentación de tirar todo por la borda, pero recuerda que el objetivo principal es tener un panorama de tu uso del tiempo, así que no es necesario que cada registro tenga una precisión microscópica.

Al final del día, llega el momento más interesante: evaluar tu uso del tiempo durante la jornada. Lo más relevante a examinar es la duración. Esto te permitirá hacerte preguntas como: ¿cuántas horas de trabajo logré hacer hoy? ¿trabajé más o menos que ayer? ¿estoy por sobre o por debajo de mi jornada ideal? ¿en qué momentos del día tuve problemas para avanzar y cómo puedo mejorar?

Otro ejercicio interesante que puedes hacer sobre tu registro diario es categorizar tus actividades. Yo las clasifico en tres tipos: “reuniones”, “gestión” y “trabajo profundo”. Escogí estas tres categorías porque son tres pilares de mi trabajo sobre los cuales debo mantener un equilibrio: si una semana se me pasó en gestión y reuniones, hago un esfuerzo para que la próxima tenga una mayor proporción de trabajo profundo.

El time tracking también puede ser una herramienta valiosa para potenciar otras actividades que quieras promover en tu vida. Ya sea meditar, leer, caminar, hablar con tus seres queridos o hacer deporte, la importancia real que das a tus intereses se expresa en los minutos que les dedicas. Tener consciencia de cuánto tiempo dedicas a estas actividades es una buena forma de comprobar si tus acciones del día a día están alineadas con tus valores más profundos.

Finalmente, creo que esta práctica no es mucho más que eso: un medio para reflexionar si estamos viviendo la vida que queremos vivir. Ojalá te animes a probarla y cuéntame en los comentarios para saber cómo te fue.

Notas

[1] Séneca. De la brevedad de la vida.

[2] Lyubomirsky, S., Sheldon, K. M., & Schkade, D. (2005). Pursuing happiness: The architecture of sustainable change. Review of general psychology, 9(2), 111-131.

[3] Ohme, J., Araujo, T., de Vreese, C. H., & Piotrowski, J. T. (2020). Mobile data donations: Assessing self-report accuracy and sample biases with the iOS Screen Time function. Mobile Media & Communication.

[4] Harkin, B., Webb, T. L., Chang, B. P., Prestwich, A., Conner, M., Kellar, I., … & Sheeran, P. (2016). Does monitoring goal progress promote goal attainment? A meta-analysis of the experimental evidence. Psychological bulletin, 142(2), 198.

Si llegaste hasta acá, te gustará lo que viene