El time blocking es para mí la mejor receta para tener días productivos. Es una técnica sencilla pero eficaz para superar esos días en que, a pesar de pasarte en un torbellino interminable de correos y reuniones, no queda muy claro qué progreso real hiciste en las cosas que verdaderamente importan en tu trabajo.

La práctica es muy simple: al principio de cada día, haces un plan en el que asignas una actividad específica a cada uno de los bloques de tiempo que tengas disponibles. De esta forma, bloqueas tu tiempo para hacer las cosas que son necesarias e importantes y te proteges de las distracciones y el ir y venir incesante de mensajes y correos. Este es un ejemplo de plan diario.

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Si lo prefieres, puedes dejar tu plan diario definido al cierre del día anterior. Y si te gusta más, también puedes hacerlo con un papel y lápiz. Más que el formato específico, lo importante es la idea que subyace a esta práctica: enfrentar tu día con estrategia y control para proteger y aprovechar tus dos recursos más preciados, el tiempo y la concentración. Veamos ahora el por qué esta práctica es tan importante.

Sin time blocking: vivir en modo reactivo

La forma más común de abordar un trabajo “de oficina” es darle una prioridad absoluta a la comunicación: pasar todo el día en modo reactivo, respondiendo los mensajes y requerimientos a medida que van llegando. No importa si estás concentrado trabajando en algo importante, si te llega un mail, lo más probable es que capture tu atención hasta que lo respondas o te asegures de que no contiene nada urgente.

Si llevas tu día de esta forma, te habrás dado cuenta de lo problemático que es. Las distracciones constantes — aunque sean por asuntos del mismo trabajo — deterioran tu capacidad para producir resultados de calidad. Con el paso del tiempo, esto pone en riesgo tu desarrollo como profesional. Comunicarse con otros es necesario en el corto plazo, pero en el largo plazo, serás evaluado por los resultados reales y concretos que conseguiste, y no por ser quien más rápido responde los correos. Trabajar siempre en modo reactivo es pan para hoy pero hambre para mañana.

Más allá de los resultados, las interrupciones también constantes afectan tu bienestar psicológico. Ser distraído con mucha frecuencia produce una sensación constante de ansiedad y sobrecarga, pues no alcanzas a cerrar un tema y ya estás pensando en qué más irá surgiendo. Es normal que siempre haya cosas nuevas que hacer, pero eso no significa que tengas que estar con tu buzón abierto todo el día esperando a que lleguen. Proteger tu tiempo y atención te protegerá del estrés constante del trabajo reactivo.

Con time blocking: retoma el control

El principio fundamental del time blocking es que tú decides de forma consciente cómo emplear tu tiempo, en vez de dejar que los factores externos decidan por ti. Al hacer un plan diario, puedes balancear tus diferentes responsabilidades, dejando espacio tanto como para trabajar concentradamente como para atender la comunicación que se espera de tu parte.

La diferencia es que cuando tu tiempo está bloqueado con antelación, la comunicación no distrae el resto de tu trabajo ni gana la prioridad absoluta de tu día. Aquí radica la eficacia de esta técnica para aumentar tu productividad: dedicar tu atención ininterrumpida a una actividad te permite hacerla de mejor forma y en menos tiempo, pero sin aumentar tu esfuerzo total o tener que trabajar más de la cuenta. Por el contrario, un trabajo bien planificado nunca requiere trabajar de más.

El time blocking es también una forma excelente para evitar la procrastinación. Si cada vez que terminas una tarea tienes que volver a pensar en “¿qué es lo que tengo que hacer ahora?” lo más probable es que termines cayendo en una distracción de la cual te costará mucho volver. Por el contrario, si tu día está planificado, basta con pasar a la siguiente tarea agendada para seguir avanzando. Además, durante tus bloques de tiempo tendrás menos tentación a distraerte, puesto que sabrás que hacerlo echará a perder tu plan.

Por último, esta práctica te permitirá enfrentar honestamente la cantidad de horas disponibles que tienes en tu día y escoger las actividades óptimas para aprovecharlas. Una consecuencia de hacerlo bien es que podrás definir un cierre claro para tu jornada, a la hora que tú lo decidas. Cuando tu meta es terminar el día a cierta hora, harás todo posible para que el plan se cumpla y puedas comenzar ese merecido descanso.

Consejos para el éxito

El time blocking como principio no es una práctica complicada pero su implementación puede presentarte algunos desafíos. Estos son algunos consejos para su implementación.

Ten una lista de tareas por hacer

Un primer paso indispensable para definir las cosas que quieres hacer en un día es tener previamente identificados tus asuntos pendientes. Si no tienes un sistema para consolidar tus responsabilidades y tareas, te recomiendo utilizar la metodología GTD (explicada en este artículo). De todas formas, para comenzar, cualquier lista consolidada te servirá.

No olvides tu calendario

Las reuniones y eventos que ya tengas agendados son lo primero que debes considerar al bloquear el resto de tiempo. Estos eventos configuran el paisaje de tu día que luego poblarás con actividades. Por ejemplo, si tu día tiene muchas reuniones, el time blocking te ayudará a aprovechar al máximo el tiempo que tengas entre ellas.

Intención > Perfección

Muchas veces tu plan no resultará. Ya sea por reuniones que se alargan, urgencias impostergables o tareas que toman mucho más de lo planificado, es común que las cosas no salgan como uno espera. No te preocupes si esto pasa. Apenas recuperes el control de tu día, reajusta tu plan para el tiempo que te queda disponible. Lo importante de bloquear tu tiempo es usarlo con intención, no que el plan resulte perfecto.

Para enfrentar la incertidumbre sin correr el riesgo de abandonar el plan, una técnica útil es asignar bloques condicionales. Esto significa asignar dos tareas al mismo lapso de tiempo: una tarea principal y una segunda que harás solo si te alcanza el tiempo de ese bloque.

Comunicación por tandas

En muchos contextos de trabajo es importante responder con frecuencia correos y mensajes por WhatsApp o Slack. El time blocking se puede adaptar perfectamente a este tipo de ambientes. Simplemente, debes definir los momentos del día en que responderás todos los mensajes que hayan llegado “por tandas”. Si es necesario, por ejemplo, podrías dejar los últimos 10 minutos de cada hora para responder estos mensajes. Lo importante es que hacerlo no interrumpa el resto de tu trabajo cuando necesitas concentración.

Conclusión

Trabajar no es fácil. Se espera de nosotros que tengamos el tiempo y la capacidad de producir cosas valiosas mientras manejamos las distracciones que el mismo trabajo produce: correos que siempre llegan, reuniones que podrían haber sido un correo, y desde hace algunos años, el ruido continuo que llega a través de Slack, WhatsApp o el chat que usen en tu trabajo. El time blocking es para mí la mejor práctica para reducir estas distracciones y asegurarte de que estás avanzando cada día en las cosas que realmente te importan y tendrán un impacto tangible en el mundo. Porque las tareas relevantes solo se harán si tienen un momento y lugar reservado para ser llevadas a cabo.

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